一、招标文件的规范性
随着《招标投标法》及《政府采购法》的颁布实施，国家相关部门都先后制定和出台了招标管理办法，使招标采购工作有章可循。目前，在招标采购业内，由于从业人员业务素质水平参差不齐，对有关招标采购的政策法规了解不全面。采购机构片面追求效率和速度，致使一些招标走过场。达不到预期效果。招标文件的编制很不规范，粗枝大叶。招标范本也不尽统一，某一个行业的范本虽然可以在其他行业使用，但毕竟其行业政策有所差异，所以存在范本不完全适用的问题。
针对这些问题，应该由部门或行业出面牵头，通过对国家政策法律法规的研究和不同行业领域特点的调研，制定一套经过认真审核推敲、逻辑严密、文字简洁清晰、充分反映国家目前有关法律法规和政策、符合各自运作制度和实际的招标文件范本是非常必要的。国际上。大多采用这种模式，如FIDIC组织是一个世界性组织。组织编制了一系列适用于工程咨询行业发展、符合世界工程咨询行业和WTO组织有关法律文件的规范性文件。使得行业业务规范、高效运行，有章可循。一个规范的招标文件范本不仅提高了效率，更重要的是能够全面、充分地反映国家在某个具体行业领域招标采购的政策导向，大大加强了招标活动的规范性，符合法律规范。
二、前期准备工作应充分
当前，一些采购机构在编制招标文件时，在套用范本的基础上。技术篇内容用采购人提供的技术文件简单替换，至于采购人提供的东西是真是假，是否存在错漏，是否有不符合国家有关法律法规规定的内容，是否存在歧视、倾向性等现象或其他有悖“三公” 诚信原则的条文，则不多过问，这样，就使招标活动从一开始就陷入了混乱和无序，失去了“三公” 的最基本前提。招标文件是招标活动的法 律文件。是评标的唯一依据，招标文件混乱，也就无法保证招标活动公平进行，招标质量得不到有效保证。采购机构应根据采购计划。对采购项目从政策、资金、市场、技术生产等方面进行全方位的市场调研，为科学合理地编制招标文件提供保证，对专业性强的采购项目可邀请有关专家和技术人员进行论证、分析，必要时要请潜在投标人听证，并在统一答疑时补正。
三、反映用户实际需求
招标的目的就是为需求服务，所以，招标文件全面反映用户需求就成为编制招标文件的一个最基本要求。我们有的招标文件编制完成之后，不能全面准确反映用户的需求。不知道用户需要什么样的产品，功能描述不准确，技术指标不明确，验收标准不明确，当投标人阅读招标文件时，认为其高中低档产品都可能满足要求，不知道应该以什么档次的产品报价；还有的商务条款、使用环境、地理位置不明确，这些因素都会影响产品的配置和质量，影响投标人的正常报价和投标方案。采购产品的规模、批量的大小，决定招标效果。批量大或者规模大，公开招标的成效就显著；反之，成效就不太明显。这些问题没有明确，招标文件就不能贴近用户需求。最终影响招标成效和质量。
四、招标文件的编制必须保持公正
公正，无倾向性和无歧视是招标文件编制的一个最重要原则。倾向性有时表现明显，例如，在招标文件中注明设备型号等。但有时是比较隐蔽的，如在产品功能、技术、性能指标方面的倾向性描述是不容易识别的。所以，要解决这个问题，就要建立一种咨询制度，召集有关专家进行集体咨询，必要时，可以公开在网上或以其他方式直接征求潜在投标人的意见，或召集相关供应商举行听证会。