专利文件的查阅和复制需按照国家知识产权局《专利审查指南》规定的原则和程序进行，而且只有经过允许的内容才能被查阅和复制。
一、原则
（一）专利局对公布前的发明专利申请、授权公告前的实用新型和外观设计专利申请负有保密责任。在此期间，查阅和复制请求人仅限于该案申请人及其代理人。
（二）任何人均可向专利局请求查阅和复制公布后的发明专利申请案卷和授权后的实用新型和外观设计专利申请案卷。
（三）对于已经审结的复审案件和无效宣告案件的案卷，原则上可以查阅和复制。
（四）专利局、专利复审委员会对尚未审结的复审和无效案卷负有保密责任。对于复审和无效宣告程序中的文件，查阅和复制请求人仅限于该案当事人。
（五）案件结论为视为未提出、不予受理、主动撤回、视为撤回的复审和无效案卷，对于复审和无效宣告程序中的文件，查阅和复制请求人仅限于该案当事人。
（六）专利局、专利复审委员会根据审查需要要求当事人提供的各种文件，原则上可以查阅和复制。但如果查阅和复制行为可能存在损害当事人合法权益，或者涉及个人隐私或者商业秘密等情形的除外。
（七）涉及国家利益或者因专利局、专利复审委员会内部业务及管理需要在案卷中留存的有关文件，不予查阅和复制。
二、内容
（一）对于公布前的发明专利申请、授权公告前的实用新型和外观设计专利申请，该案申请人或者代理人可以查阅和复制该专利申请案卷中的有关内容，包括：申请文件，与申请直接有关的手续文件，以及在初步审查程序中向申请人发出的通知书和决定书、申请人对通知书的答复意见正文。
（二）对于已经公布但尚未公告授予专利权的发明专利申请案卷，可以查阅和复制该专利申请案卷中直到公布日为止的有关内容，包括：申请文件，与申请直接有关的手续文件，公布文件，以及在初步审查程序中向申请人发出的通知书和决定书、申请人对通知书的答复意见正文。
（三）对于已经公告授予专利权的专利申请案卷，可以查阅和复制的内容包括：申请文件，与申请直接有关的手续文件，发明专利申请公布文件，授权公告文件，以及在各已审结的审查程序（包括初步审查、实质审查、复审和无效宣告等）中专利局、专利复审委员会向申请人或者有关当事人发出的通知书和决定书的正文、申请人或者有关当事人对通知书的答复意见正文。
（四）对于处在复审程序、无效宣告程序之中尚未结案的专利申请案卷，因特殊情况需要查阅和复制的，经有关方面同意后，参照上述（一）和（二）的有关规定查阅和复制专利申请案卷中进入当前审查程序以前的内容。
（五）除上述内容之外，其他文件不得查阅或者复制。
三、程序
查阅和复制专利申请案卷中的文件，应当按照下列顺序进行：
（一）请求人提出书面请求并缴纳规定费用。
（二）专利局工作人员在审核请求人出具的有关证明或者证件后，到案卷所在部门提取案卷，根据上述“允许查阅和复制的内容”的规定对案卷进行整理，取出不允许查阅和复制的文件。
（三）与请求人约定查阅时间并发出查阅通知书。
（四）查阅人凭查阅通知书到指定地点查阅文件，对需要复制的文件进行复制。
（五）专利局工作人员对查阅完毕的专利申请案卷重新整理，并将请求阅档的证明原件和证件复印件存入案卷后，将该案卷退回所在部门。