1、收到客户正式海运出口委托书后，由出口操作部负责此票货物的操作跟踪，其会以书面形式与客户确认订舱，同时通知客户船名、航次、提单号、预计开航日、集港日、结关日及港口办事处联系方式。
2、与客户确认装箱方式，如确认港口场站装箱，将书面提供送货地址及送货时间；如确认工厂装箱，将与客户商定装箱时间并按时安排拖车到客户指定地址装箱。
3、客户将全套报关单据(明细如下)传真以确认所有单据是否完整正确，待确认后应尽快(最晚在结关日前2天)将单据快递至公司或港口办事处。
一般情况下报关所需单据：
A、出口报关委托书(正本)(上海港有特殊格式要求)；
B、商业发票(正本)；
C、货物装箱单(正本)；
D、报关单(正本)；
E、出口收汇核销单(正本)(海关将连同报关单一并退回)；
F、发货人在当地海关注册的备案号(十位编码)；
G、贸易合同副本；
H、核销人员IC卡正反面复印件(适用于从新港发货的北京客户)；
I、商检通关单(如委托办理商检换单，则需提供商检换单凭证)；
J、报检委托书(如委托办理商检换单或货物需要熏蒸)；
4、在开船前1至2天向客户传真提单确认件，待开船后按客户确认内容出具正本提单。
5、开船当日或次日将运费及人民币费用发票传真给客户确认，一般情况下将在收到全部费用后立即签放正本提单给客户。
6、在海关规定时间内向海关索取出口收汇核销单及退税黄联报关单，及时退给客户以便客户办理核销退税。
附：注意事项
1、客户发委托书时，信息要完整，包括发货人、收货人、通知人、货名、件数、重量、体积、要求装船时间、箱量，以及要求在提单上所体现的其他内容。
2、填写报关单时，需填写海关十位编码、商品编码、中文品名，FOB价格，以便客户顺利办理核销退税。
3、如货物带有原木包装并且目的地报关需要熏蒸证书，客户应在订舱时提早提出，以便留出相应时间安排熏蒸。
4、如货物有特殊装箱要求(如加贴危险品标志，加装托盘或搁板，需派人监督装箱等)，请客户在发委托书时一并提出。
5、一般情况下，最晚集港结关时间为开船日前两天，请客户尽早安排备妥货物及递交单据等工作。
6、由于上海海关严格执行不得涂改的规定，请客户在寄单时加附两套空白的加盖公章的报关单、报关委托书，公司抬头纸以便在紧急情况下由港口办代客户填写正确内容并及时报关。