仲裁委员会受理仲裁申请后，并不直接进行审理，而是组成仲裁庭来审理案件并作出裁决。依据《中华人民共和国仲裁法》第三十九条的规定，仲裁庭审理案件有两种方式：一种是开庭审理；一种是书面审理。其中开庭审理是普遍采用的方式，仲裁庭全体成员、当事人或其委托代理人都必须参加开庭审理，仲裁庭依据法律规定的程序和方式，对当事人交付仲裁的争议事项进行实质性的全面审理，并最终作出裁决。开庭审理对于仲裁庭查清事实、分清责任、适用法律、公正裁决都是至关重要的。所以当事人必须在开庭审理过程中知无不言、言无不尽，尽可能地在庭审过程中为自己的主张举证和理论。
仲裁活动中，当事人一般都会与仲裁庭合作，使开庭审理顺利进行，但有时也会有一些意外发生。如果当事人因为客观原因无法参加；仲裁庭让当事人在规定的期限内进一步举证，而当事人遇到困难，要求延长举证的期限；当事人因某些原因，改变想法希望由仲裁庭主持调解；或者双方的纠纷在受理过程中发生了变化而需要及时向仲裁庭反映。
上述种种情况必然导致当事人需要在开庭审理以外向仲裁庭反映情况，而且要求及时地与仲裁庭进行沟通。但仲裁委员会的仲裁规则规定仲裁员在案件审理过程中不可以私自会见当事人、代理人，在案件裁决前也不可以向当事人谈论涉及案件的内容，所以当事人在非开庭审理的时候是不能私自与仲裁庭进行接触的。
因此，当事人庭外与仲裁庭沟通，需要注意以下问题：
第一，向仲裁庭反映情况必须通过该案的记录员，记录员一方面是仲裁庭程序管理的助手，另一方面也是当事人与仲裁庭之间沟通的桥梁。
第二，采用书面的形式提交仲裁庭。俗话说“空口无凭”，仲裁庭需要根据当事人书面列举的原因判断是否准许延长举证期限。对案件有说明解释作用的书面材料，一经提交给仲裁庭，还可以作为案件审理结束后仲裁庭行使裁量权判断案件的依据之一。
第三，反映情况要及时。当事人及时地以书面形式将其请求和需要反映的情况交给案件记录员，记录员便会尽快地与仲裁庭取得联系，并将材料转交。仲裁庭作出判断后，或同意或拒绝的态度也都会立即再通过记录员转达给当事人。仲裁庭还可以以仲裁决定、通知书等书面形式对当事人进行答复。确有需要的情况下，仲裁庭还可以在首席仲裁员主持下，与当事人进行面对面的接触，听取当事人的说明。
只要当事人采取合法得当的方式在庭外与仲裁庭进行沟通，其行为不但不会违反仲裁规则，反而可以使案件的审理更为顺利。