深圳市档案局关于印发《深圳市机关、 团体、企业事业单位归档文件整理规则》的通知

深圳市档案局关于印发《深圳市机关、
团体、企业事业单位归档文件整理规则》的通知

（2001年10月23日深档字〔2001〕124号）

为了适应文档一体化和档案管理现代化的需要，提高归档文件整理工作效率，保证整理工作质量，特制定《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则》。现予印发，请遵照执行。

深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则

第一章 总则

第一条 为适应计算机管理档案的需要，规范归档文件的整理方法，保证整理质量，有利于档案管理现代化，特制定本规则。

第二条 本规则适用于各级机关、团体、企业事业单位和其它组织的归档文件整理工作。

第三条 本规则所称归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其它组织在其职能活动中形成的、具有保存价值、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

第四条 归档的文件材料应收集齐全完整，于次年6月底以前归档。

第五条 归档文件的整理，应遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第二章 归档文件整理程序

第六条 归档文件的整理，按分装、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。

第七条 归档文件的整理，以件为单位进行。一般以一份文件为一件；各种报表、名册、图表、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿合为一件；来文与复文合为一件；正件与附件合为一件。

第八条 分类
归档文件的整理，按下列步骤进行分类：
分年度：将归档文件按其形成年度分开。
分保管期限：将同一年度的归档文件按永久、长期、短期三种保管期限分开。
分职能：将同一年度、同一保管期限的归档文件按党群工作、行政管理、业务管理三种职能分工。

第九条 装订
归档文件应逐件装订，使用的装订材料应有利于归档文件的保护，装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；正件在前，附件在后。

第十条 排列
同一年度、同一保管期限、同一职能的归档文件按文件形成时间或问题排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等应分别排列在一起。

第十一条 编号
在每件归档文件首页右上方加盖档号章（档号章格式见附图一）并填写有关项目。档号章的项目包括：
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
年度：归档文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
保管期限：归档文件的保管期限。
件号：归档文件在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。
编制件号时，同一年度、同一保管期限的归档文件只编一个顺序号，件号不得重复。

第十二条 装盒
归档文件应按件号顺序装满案盒，同一年度、同一保管期限但不同职能的归档文件可放在同一档案盒内。
档案盒应采用无酸纸制作，由深圳市档案局监制，封底下部应印有“深圳市档案局监制”字样。
档案盒封面（格式见附图二）填写立档单位全称或规范化简称。
档案盒背脊（格式见附图三）项目包括：
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
年度：归档文件的形成年度。
保管期限：归档文件的保管期限。
起止件号：盒内归档文件的起始和终止件号。
盒号：档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
备考表（格式见附图四）项目包括：
盒内档案情况说明：说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理者：负责整理归档文件的人员姓名。
整理日期：归档文件整理完毕的日期。

第十三条 编目
档案目录即归档文件目录（格式见附图五）项目包括：
件号：归档文件在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。
责任者：制发文件的组织或个人。
文号：文件的发文字号。
题名：文件的标题。
日期：文件的制发日期。
页数：每件文件（含文件处理单、发文稿纸）的页数。
备注：档案状况的必要说明。
档案目录封面格式附图六。
整理说明应包括的内容：本单位的职能、机构设置与变化情况、主要领导人任职与变化情况；本年度工作概况；本年度归档文件的完整性、准确性、数量及整理方法。
整理说明应与档案目录一起装订成册，一式三份。

附图一： 档号章格式

 │ │
 │←──────────── 4×15 ─────────────→│
 │ │
─┼───────┬───────┬────────┬──────┼──
↑│ │ │ │ │ ↑
8 │ 全宗号 │ 年 度 │ 保管期限 │ 件 号 │ │
↓│ │ │ │ │ │
─┼───────┼───────┼────────┼──────┤16
 │ │ │ │ │ │
 │ │ │ │ │ │
 │ │ │ │ │ ↓
 └───────┴───────┴────────┴──────┴──

（单位：ＭＭ）

附图二： 档案盒封面格式

 │ 220 │
 │←────────────────────────────→│
────┼──────────────────────────────┤
 ↑ │ ↑ │
 │ │ │ │
 │ │ │ │
 │ │ │ │
 │ │ 110 │ │
 │ │ │ │
 │ │ │ │
 │ │ ↓ 粗黑线2 │
 │ │ │ │ │ │
 │ │ │ ↓ │ │
310 │ │ ├──────────────────────────┤ │
 │ │ ┝━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┥ │
 │ │ │←──────────── 170 ────────→│ │
 │ │ │ │ │
 │ │ │
 │ │ │
 │ │ （单位：ＭＭ） │
 │ │ │
 │ │ │
 │ │ │
 │ │ │
 ↓ │ │
────┴──────────────────────────────┘

附图三： 档案盒背脊格式

│ 30 │
│←─────→│
├───────┼───────────────────────────
│ │ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │40 │ │ │ │ │
│ │ ↓ │ │ │ │ │
├───────┼──── │95 │ │ │ │
│ 全宗号 │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │150 │ │ │
│ │ ↓ │ │ │ │
├───────┼────── │ │205 │ │
│ 年度 │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ ↓ │ │ │
├───────┼──────────── │ │260 │
│ 保管期限 │ │ │ │
│ │ │ │ │310
│ │ │ │ │
│ │ ↓ │ │
├───────┼───────────────── │ │
│ 起止件号 │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ ↓ │
├───────┼────────────────────── │
│ 盒号 │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ ↓
└───────┴───────────────────────────

（单位：ＭＭ）

附图四： 备考表格式

────┬──────────────────────────────┐
 ↑ │ ↑ │
 │ │ │ │
 │ │ 36│ 备 考 表 │
 │ │ │ │
 │ │ ↓ │
 │ │ ┌──────────────────┐ │
 │ │ │盒内档案情况说明： │ │
 │ │ │────────────── │ │
 │ │ │ │ │
 │ │ │ │ │
 │ │ │ │ │
 │ │ 25 │ │ 15 │
 310│ │←────→│ │←──→│
 │ │ │ 整理者： ＿＿＿│ │
 │ │ │ │ │
 │ │ │ 整理日期：＿＿ │ │
 │ │ │ ┌───────┤ │
 │ │ │ │ │ │
 │ │ │ │ │ │
 │ │ │ │ │ │
 │ │ └──────────┼───────┤ │
 │ │ ↑ │←─────→│ │
 │ │ │ │ 60 │ │
 │ │ 15│ │
 ↓ │ ↓ │
────┼──────────────────────────────┤
 │←─────────────220 ─────────────→│
 │ │

（单位：ＭＭ）

附图五： 档案目录格式

档案目录

┌──┬───┬──┬───────────────┬──┬──┬──┐
│件号│责任者│文号│ 题 名 │日期│页数│备注│
├──┼───┼──┼───────────────┼──┼──┼──┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├──┼───┼──┼───────────────┼──┼──┼──┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├──┼───┼──┼───────────────┼──┼──┼──┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├──┼───┼──┼───────────────┼──┼──┼──┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└──┴───┴──┴───────────────┴──┴──┴──┘

附图六： 档案目录封面格式

┌──────────────────────────────────┐
│ │
│ 档 案 目 录 │
│ │
│ │
│ 全宗名称＿＿＿＿＿＿ │
│ │
│ 年度＿＿＿＿＿＿＿＿ │
│ │
│ 保管期限＿＿＿＿＿＿ │
│ │
│ 目录号＿＿＿＿＿＿＿ │
│ │
│ │
└──────────────────────────────────┘