政府信息不存在时，行政机关怎样合法作出答复

行政机关在开展信息公开工作时，经常会遇到申请人所申请公开的政府信息不存在的情况。这种情况可能是因为本机关没有制作相关信息，或未获取并保存相关信息。在此情况下，即便相关政府信息不存在，行政机关仍应当依法向申请人作出答复，稍有不慎就可能涉嫌违法而引发行政争议。

一、严格遵守办理期限的规定

《政府信息公开条例》第二十四条明确规定了办理期限，即能够当场答复的，应当当场答复，不能当场答复的，应自收到申请之日起15个工作日内答复。实际中，行政机关当场答复申请人的比较少见，一般都是在15个工作日内作出答复。需要注意的是，这里的办理期限为“15个工作日内”，不是“15日内”，所以办理期间如有法定假日或双休日的，可以按规定扣除，不计算在办理时限内。

另有一种情况是，当申请公开的政府信息涉及第三方权益的，行政机关一般应征求第三方意见以决定是否予以公开。此时，征求第三方意见的时间也不计算在15个工作日的办理期限内。

总之，行政机关必须严格遵守办理时限的规定，在办理时限内作出答复，如逾期答复的，其行政行为就是违法的。

二、区分不同情况作出实体问题的答复

1.当本机关未制作相关信息，或未获取并保存相关信息时，应告知申请人，并说明理由

根据《政府信息公开条例》第二十一条第三项规定，依法不属于本行政机关公开或者该政府信息不存在的，应当告知申请人。申请人所申请的政府信息本机关未制作，或未获取并保存，本机关无法提供时，行政机关应当如实告知申请人，不得置之不理。同时，根据《最高人民法院关于审理政府信息公开行政案件若干问题的规定》第五条第一款规定，被告拒绝向原告提供政府信息的，应当对拒绝的根据以及履行法定告知和说明理由义务的情况举证。因此，行政机关不能简单地告知申请人其申请的政府信息不存还，还要向其说明不存在的具体理由是什么，如该信息本机关从未制定，或该信息由其他相关单位制作，而本机关并未获取并保存该信息等，只有这样，才能保障答复内容的合法性。

2.当相关政府信息依法不属于本机关公开，但能够确定该政府信息的公开义务机关时，应当告知申请人该行政机关的名称、联系方式。

当申请人申请公开的政府信息依法不属于本机关公开时，如能够确定该政府信息客观存在，并能确定该政府信息公开的义务机关时，行政机关除了告知申请人该政府信息依法不属于本机关公开外，还要告知申请人应向哪个行政机关申请公开，以及该机关的联系方式。

三、完善文书送达工作，保留送达凭证

行政机关在作出政府信息公开告知书后，应在办理时限内向申请人依法送达。送达方式一般可由申请人自行领取，此时应要求其签收并注明签收日期；也可以通过邮寄方式，根据申请人提供的收件地址、收件人、联系电话等信息，向其邮寄送达。此时应注意保留文件交邮的凭证，尤其应注意获取并妥善保管由邮政部门加盖邮戳的寄件单据，并在单据上注明邮件的名称、数量等重要信息。一旦日后发生争议，加盖邮戳的寄件单据能够证明邮件是否交邮，交邮的具体时间，收件人等重要事实，因此对行政机关来说至关重要，应当引起足够的重视。